Menneskeligt, men ikke nødvendigvis retfærdigt: Man hæfter sig typisk ved de offentlige udbud, der kager i processen. Det sker sjældent, at man stopper op og hylder ikke bare vinderne/de godkendte leverandører, men også selve processen, hvis den viser sig at være gået gnidnigsfrit – eller dét, der ligner.
Måske skulle man rose de offentlige indkøbere, som kører udbud uden bøvl og afbrydelser – særligt hvis der sker på kommunikationsområdet. Danske Reklame- og Relationsbureauers Brancheforening (DRRB) har udsendt en vejledning, som rammer området – og som forhåbentlig også rammer rette vedkommende.
“Virksomheder har en marketingorganisation – det har offentlige virksomheder ikke. Så den, der håndterede et udbud forrige gang, er ikke nødvendigvis den samme person, som håndterer det denne gang. Så der kan være usikkerhed om, hvem der skal sendes til. Ikke desto mindre har 400 offentlige instanser har modtaget guiden, Rambøll og andre udbudskonsulenter har også modtaget den – og hver gang, vi hører om et nyt offentligt udbud, følger vi op med at sende et eksemplar,” siger DRRBs adm. direktør, Bjørn Karsholt.
Guiden rummer ni punkter, bl.a. “Klar beskrivelse af den ønskede ydelse” – punkterne fortæller jo også, hvad der tidligere er gået galt …
“Behovet har denne guiden har aldrig været større. Udbudsregler er i sig selv svære, dertil kommer så kommunikationsydelser, der oven i købet kan være emotionelt prægede. Det er ekstremt svært for det offentlige at lave udbudsbetingelser, der passer til kommunikationsbranchen. Selv de professionelle indkøbere i SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice) har måtte annullere udbud. Samtidig er det også svært for bureauerne at byde ind; de skal starte forfra hver gang med et strategisk og kreativt oplæg. Og indsatsen står sjældent mål med chancen for at blive udvalgt. Havde det være kopimaskiner, så havde man kunne sende en prisliste”, siger Bjørn Karsholt.
Udbudsguidens ni punkter
- Vælg begrænset udbud
- Klar beskrivelse af den ønskede ydelse
- Underkriterier kunne f.eks. være …
- Spørgemøder kan anbefales
- Rettighederne tilhører bureauet
- Vedlæg udkast til kontrakt i udbudsmaterialet
- Brancheeksklusivitet – er det en god idé?
- Honorar for deltagelse
- God etik og åbenhed om resultatet
